Assalamu ’alaikum wr.wb.
Sesuai Anggaran Dasar Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi
Muhammadiyah-’Aisyiyah/FPPTMA pasal 5 tentang tujuan FPPTMA, maka pada pasal 6 disebutkan
bahwa dalam mencapai tujuan tersebut FPPTMA menyelenggarakan kegiatan:
ayat a. Menyelenggarakan temu ilmiah, seminar, workshop, bedah buku dan kegiatan sejenis di
bidang kepustakawanan, perinformasian, dan Al Islam dan Kemuhammadiyahan
ayat b. Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan bidang manajemen, teknologi informasi,
dan kepustakawanan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia perpustakaan
PTMA dan perpustakaan Amal Usaha Muhammadiyah.
Berdasarkan anggaran dasar tersebut dan untuk memotivasi pengembangan
perpustakaan sekolah/madrasah Muhammadiyah-’Aisyiyah, dengan ini disajikan :
PETUNJUK SINGKAT PROSES
AKREDITASI PERPUSTAKAAN SEKOLAH/MADRASAH
MUHAMMADIYAH-’AISYIYAH
Pendahuluan
Di era kompetitif ini, para penyedia jasa dan pengelola produk berusaha untuk mencapai mutu
tertentu. Mutu adalah kondisi dinamis yang berkaitan dengan barang, jasa, manusia, proses, dan
lingkungan yang memenuhi atau melampaui batas harapan. Untuk memenuhi mutu tertentu, maka
diperlukan standar dan proses standardisasi.
Perpustakaan sekolah/madrasah dapat mempertahankan mutu layanannya apabila mampu
memperhatikan mutu, keandalan, daya tanggap, dan empati layanan. Kemudian mutu layanan
perpustakaan sekolah dapat dilihat dari; 1) profesionalisme petugas; 2) kenyamanan pelayanan; 3)
kesopanan; 4) kejelasan pemberian informasi; 5) keakuratan informasi yang diberikan.
Standar merupakan hasil kesepakatan para pihak terkait yang telah didokumentasikan yang di
dalamnya terdiri dari spesifikasi teknis, ukuran yang akurat. Standar ini digunakan sebagai peraturan,
petunjuk, dan pedoman untuk menjamin bahwa suatu produk atau jasa telah sesuai dengan yang
dinyatakan.
Standardisasi merupakan proses merencanakan, merumuskan, menetapkan, menerapkan,
memberlakukan, memelihara, dan mengawasi standar yang dilaksanakan secara tertib dan bekerjasama
dengan semua pemangku kepentingan. Kemudian salah satu cara untuk mengetahui mutu tidaknya
pengelolaan dan layanan perpustakan maka dilakukan proses akreditasi.
Kemudian perlunya dilakukan akreditasi perpustakaan sekolah/madrasah dengan tujuan
1. Menunjukkan eksistensi perpustakaan sekolah/madrasah.
Dengan adanya akreditasi , maka kondisi perpustakaan sekolah/madrasah akan berubah.
Perubahan ini meliputi koleksi, layanan, sarana prasarana, sumber daya manusia, pengelolaan,
maupun pemanfaatan teknologi informasi
2. Mempengaruhi nilai akreditasi sekolah/madrasah
Nilai akreditasi perpustakaan sekolah/madrasah akan berpengaruh pada nilai akreditasi
sekolah/madrasah.Sebab perpustakaan sekolah/madrasah merupakan salah satu unsur pendukung
proses pendidikan di sekolah/madrasah
3. Merupakan indikator kemajuan
Akreditasi dilakukan terus menerus untuk memantau kemajuan bahkan kemunduran suatu
perpustakaan. Apabila perpustakaan sekolah/madrasah mendapat nilai A, maka akan dilakukan
akreditasi setiap 5 tahun. Apabila mendapat suatu perpustakaan sekolah mendapat nilai B, maka
akan dilakukan akreditasi setiap 4 tahun. Bila akreditasi perpustakaan itu mendapat nilai C, maka
akan dilakukan reakreditasi tiap 3 tahun.
Komponen akreditasi
Sesuai dengan tuntutan perkembangan mutu, maka komponen akreditasi berubah dari 6 (enam)
komponen menjadi 9 (sembilan) komponen meliputi:
a. Pengembangan Koleksi
Pengertian koleksi perpustakaan adalah semua sumber informasi dalam bentuk karya
tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai
pendidikan yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. Dalam proses pengumpulan dan
pengolahan koleksi ini diperlukan adanya kebijakan tertulis yang disusun setiap tahun.
Pengembangan koleksi ini meliputi seleksi bahan pustaka, pengadaan, pengolahan, dan
penyiangan bahan perpustakaan.
Kemudian dalam pengadaan koleksi perlu memperhatikan kebutuhan pemustaka yang
memiliki kelainan sosial, intelektual, mental, emosional, dan kelainan fisik. Hal ini
dimaksudkan agar koleksi yang diadakan itu sesuai kebutuhn dan kemampuan akses informasi
pemustaka.
Koleksi ini harus dikembangkan terus menerus, direncanakan secara tertulis, dan disahkan
Kepala Sekolah mencakup:
1) Kriteria seleksi bahan perpustakaan
2) Jenis dan jumlah koleksi
3) Kebijakan tentang koleksi kusus
4) Metode perolehan dan peruntukan
5) Evaluasi koleksi dan penyiangan
6) Sistem pemeliharaan dan pengendalian koleksi
Jenis dan Jumlah koleksi
Jenis koleksi yang harus dimiliki terdiri dari :
1) Buku cetak (buku teks, buku pengayakan,). Buku paket tidak diperhitungkan
2) Koleksi referens
3) Terbitan berkala (koran, majalah, jurnal, buletin)
4) Koleksi khusus (karya siswa, guru, pustakawan,pegawai)
5) Koleksi elektronik
Adapun jumlah koleksi yang harus dimiliki perlu disesuaikan dengan jumlah
rombongan belajar.
Pengorganisasian/pengolahan bahan perpustakaan
Dalam pelaksanaan pengolahan bahan perpustakaan diperlukan kebijakan tertulis yang
mencakup:
a) Pedoman pengolahan
b) SOP pengolahan
c) Alur kerja pengolahan
d) Form/worksheet
Pelestarian koleksi
Kegiatan pelestarian koleksi melalui pencegahan dari kerusakan atau penanganan
bahan pustaka yang mengalami kerusakan. Usaha ini berupa cacah ulang (stock
opname), penyiangan (weeding), dan perawatan koleksi.
Cacah ulang adalah kegiatan menghitung koleksi perpustakaan dengan mencocokkan
antara data koleksi dengan data yang sebenarnya yang ada pada rak dengan tujuan
untuk mengetahui berapa koleksi yang rusak, koleksi yang hilang, koleksi yang masih
dipinjam, dan lainnya.
Penyiangan adalah kegiatan untuk mengeluarkan sejumlah koleksi dari perpustakaan
antara lain dengan pertimbangan terlalu banyak jumlahnya dalam suatu judul, tidak
diminati lagi, sudah out of date, mengandung SARA, dan lainnya. Hasil penyiangan ini
sebaiknya disumbangkan ke perpustakaan lain seperti perpustakaan masjid,
perpustakaan desa, atau perpustakaan persyarikatan.
Kegiatan perawatan dan perbaikan meliputi:
a) Pengaturan lingkungan dengan menjaga pencahayaan, kelembaban, dan kebersihan
b) Penjilidan
c) Pelestarian; melatakkan kapur barus, silica gel dll.
d) Penyampulan
e) Penambalan
b. Sarana prasarana
Gedung/ruang perpustakaan sekolah disyaratkan:
i. Luasnya sesuai jumlah rombel
ii. Milik sendiri
iii. Terpisah dari ruang kelas
iv. Dialokasikan untuk perpustakaan
v. Didesain untuk perpustakaan
Rak koleksi
- Memiliki rak untuk koleksi buku, terbitan berkala, dan peralatan multi media sesuai jumlah
rombel
- Bandwidt 50 MBps
- Sarana keamanan gedung/ruang perpustakaan; CCTV, pintu detektor, loker, pintu darutat,
alarm tanda bahaya, alat pemadam api, skuriti
- Rambu-rambu; papan nama perpustakaan, petunjuk arah, denah ruangan, direktori ruangan,
tata tertib, rambu mitigasi bencana.
c. Pelayanan
- Pelayanan terdiri dari; baca di tempat, sirkulasi, referensi, penelusuran informasi, silang
layan, layanan ekstensi
- Jam buku 41 jam/minggu
- Fitur website terdiri: profil perpustakaan, OPAC, informasi layanan, kontak perpustakaan,
media sosial, link ke database online
- Jumlah pengunjung ofline maupun online sesuai jumlah rombel
- Promosi meliputi; papan pengumuman, brosur, banner, leaflet, seminar, pameran, jumpa
pengarang, penyiaran dll
- Literasi informasi mencakup; penyediaan aplikasi pengontrol plagiasi, bimbingan
penelusuran informas, bimbingan menulis artikel
d. Tenaga perpustakaan
- Kepala perpustakaan berpendidikan S1 ilmu perpustakaan, fungsional, mengikuti kegiatan
pengembangan keprofesioan bekelanjutan
- Pustakawan fungsional 3 orang
- Tenaga teknis 4 orang
- Semua tenaga mengikuti kegiatan pengembangan keprofesian berkelanjutan
- 70 % petugas perpustakaan menjadi anggota organisasi profesi (Himpusma, ATPUSI, IPI)
e. Penyelenggaraan
- Memiliki SK pendirian perpustakaan sekolah
- Pencantuman NPP pada; papan nama, backdrop, brosur, website, media sosial milik
perpustakaan
- Struktur organisasi terdiri; kepala, unit layanan teknis, layanan pemustaka, layanan TI,
sahabat perpustakaan
- Memiliki program kerja jangka panjang (5 tahun) jangka menengah (2 tahun), pendek (1
tahun).
f. Pengelolaan
- Memiliki visi, misi, tujuan yang mengacu visi sekolah
- Anggaran berasal dari: APBS, Yayasan/persyarikatan, bantuan pendidikan, kerjasama,
sumbangan masyarakat
- Jumlah anggaran 7 % dari anggaran sekolah
- Pelaporan kinerja; triwulan, semester, tahun
- Kerjasama dengan mitra kerja minimal 4 lembaga
g. Inovasi dan kreativitas
Kegiatan inovatif adalah kegiatan yang bersifat perubahan menuju perbaikan yang berbeda
dari yang lain atau dari keadaan sebelumnya dilakukan dengan sengaja dan berencana. Adapun
ciri-ciri kegiatan inovatif antara lain:
a. Memiliki ciri khas dalam arti program, ide, maupun sistem
b. Ada unsur kebaharuan
c. Dilaksanakan secara terencana dan terprogram
d. Memiliki tujuan, arah, dan strategi yang jelas.
Kegiatan atau karya inovatif ini diaplikasikan dalam kegiatan perpustakaan seperti;
pengembangan koleksi, pengolahan, pelayanan, perawatan, pelibatan siswa, maupun
aplikasi teknologi informasi,
Contoh:
- Dulu sistem pinjam masih manual, lalu mulai tahun kemarin sistem pinjam dengan
menggunakan TI (perlu disertai bukti)
-membuat displai buku berupa rak berbentuk tulisan Iqra’
Keunikan berasal dari kata unik yang dalam Kamus Besar Bahasa Indoneaia (2008:1530)
berarti lain daripada yang lain, tidak ada persamaan dengan yang lain, atau khusus.
- Program/rencana inovasi & kreativitas 5 program (3 tahun terakhir)
- Karya inovasi & kreativitas 5 karya (3 tahun terakhir)
- Jumlah mitra kerjasama 5 lembaga (3 tahun terakhir)
- Memiliki 4 keunikan
- Memiliki 5 prestasi atau apresiasi petugas perpustakaan dan/atau perpustakaan
-
h. Tingkat kegemaran membaca
Kemampuan dan ketrampilan membaca mempengaruhi pembentukan kepribadian seseorang.
Sebab membaca merupakan proses psikologis dan sosiologis yang menentukan terbentuknya
manusia yang mampu mempengaruhi dunia melalui pikiran-pikiran mereka. Tinggi rendahnya
sivitas sekolah dapat diketahui dengan indikator-indikator:
- Persentase jumlah pemustaka yang berkunjung ke perpustakaan dari seluruh anggota rerata
per hari dalam waktu satu tahun
- Persentase jumlah koleksi yang digunakan oleh pemustaka terhadap keseluruhan koleksi
perpustakaan rerata per bulan dalam satu tahun
- Keberadaan pegiat literasi antara lain dengan adanya; (1) sahabat perpustakaan; (2) duta
baca siswa; (3) duta baca guru; (4) duta baca tenaga kependidikan; (5) penghargaan
pemustaka aktif; (6) karya tulis yang dihasilkan dari program kegiatab kiterasi di
perpustakaan dalam waktu satu tahun terakhir.
i. Indeks Pembangunan Literasi Masyarakat
Tingkat pembangunan literasi masyarakat ini dapat diukur dari pengembangan perpustakaan
sekolah melalui:
- Tinggi rendahnya persentase ketersediaan buku teks dengan jumlah siswa sebagai peserta
didik dan guru sebagai pendidik
- Tinggi rendahnya rasio jumlah pengguna perpustakaan dengan jumlah judul koleksi yang
dimiliki perpustakaan sekolah
- Kecukupan tenaga perpustakaan dalam layanan perpustakaan sekolah
- Keterlibatan masyarakat (di luar siswa, guru, pegawai) dalam kegiatan perpustakaan
sekolah.
Langkah-Langkah Pengajuan Akreditasi
Sebenarnya akreditasi itu hak masing-masing perpustakaan dan bukan kewajiban. Namun
perlu disadari bahwa akreditasi merupakan standar mutu, maka perpustakaan yang belum
terakreditasi secara formal dapat dikatakan belum/tidak mutu.
Pemerintah dalam hal ini Perpustakaan Nasional RI telah memberikan kemudahan bahwa untuk
akreditasi pertama tidak dipungut biaya. Teatpi untuk reakreditasi selanjutnya segala biaya
ditanggung oleh asesi.
1. Kesiapan perpustakaan
Sebelum diputuskan untuk ikut akreditasi, perpustakaan perlu melakukan penjajagan
dulu kira-kira berani tidak. Maka perlu dilakukan pengecekan awal tentang koleksi, jenis
layanan, sumber daya manusia, sarana prasarana, anggaran, pengolahaan, dan manajemennya.
Kemudian dicoba mengisi borang (dapat didownload) sejujurnya lalu dinilai sendiri. Dari sini
akan ketahuan unsur mana saja yang kurang. Kekurangan ini secara bertahap dapat diusahakan
pemenuhannya.
2. Dukungan pimpinan
Dukungan pimpinan sekolah/madrasah sangat diperlukan. Sebab untuk pemenuhan
kekurangan anggaran, sarpras, kepanitiaan, pelaksanaan pekerjaan memerlukan anggaran yang
tidak sedikit. Disamping itu juga perlu melibatkan guru dan siwa dan tenaga lain. Untuk itu
perlu disadari bahwa keberhasilan perpustakaan sekolah juga merupakan keberhasilan sekolah
dan ini menjadi kebanggaan tersendiri.
3. Pembentukan tim/panitia
Untuk melaksanakan proses akreditasi diperlukan sutu tim. Apabila memungkinkan tim
terdiri dari 10 orang. Masing masing orang bertanggung jawab satu komponen. Namun bisa
juga dua komponen ditangani seseorang. Ini tergantung situasi dan kondisi. Apabila keadaan
tidak memungkinkan, Kepala sekolah dapat mengambil kebijakan untuk mengambil tenaga
dari luar untuk membantu.
4. Penjelasan pengisian borang
Agar benar dalam pengisian borang dan kelengakapannya, perlu adanya penjelasan pengisian.
Penjelasan ini dapat diminta pada:
- Badan Perpustakaan & Arsip Daerah Provinsi
- Badan Arsip & Perpustakaan Kabupaaaaten/kota
- Kepala Perpustakaan PTMA setempat atau Korwil FPPTMA setempat
- Apabila di daerah itu atau sekitar ada asesor Perpustakaan Nasional kiranya dapat diminta
bantuannya terutama yang sudah memiliki sertifikat asesor.
- Perpustakaan sekolah yang sudah terakreditasi A.
5. Pengisian borang dan kelengakapan
Apabila suatu perpustakaan sekolah sudah siap untuk akreditasi, maka perlu mengisi
borang akreditasi yang dapat diunduh melalui website Perpustakaan Nasional RI. Setelah diisi
sejujurnya, lalu dilakukan penilaian mandiri. Dari penilaian mandiri ini dapat diketahui kira-
kira dapat nilai berapa dan diketahui kekurangannya. Apabila ternyata masih jauh dari nilai
yang baik, maka perlu dilengkapi lagi.
6. Menyusun berkas akreditasi
Berkas yang dimaksud adalah seluruh kelengkapan akreditasi berupa data, foto, denah,
tabel, video, grafik, statistik, sertifikat, fotokopi kartu anggota, salinan surat keputusan dan
lainnya sebagai bukti kegiatan perpustakaan.
7. Melakukan pendaftaran
Pendaftaran sebaiknya dilakukan melalui Dinas Perpustakaan Kota/kabupaten (SD/MI,
SMP/MTs.,) atau Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi (SMA/SMK/MA). Dalam
pendaftaran ini perlu disertakan:
a. Surat permohonan (dapat didownload)
b. Form identitas perpustakaan
c. Salinan/foto kopi NPP
d. Salinan/foto kopi SK pendirian perpustakan
e. Berkas-berkas akreditasi dalam bentuk file
f. Bahan presenasi
g. Video profil perpustakaan
h. Testimoni dari tokoh tentang perpiustakaan sekolah (bila perlu)
8. Gladi bersih
Sebelum dilakukan visitasi (daring maupun luring) sebaiknya diselenggarakan gladi bersih.
Melalui gladi bersih ini untuk menyiapkan mental, memperbaiki dan melengkapi yang kurang-
kurang.
9. Visitasi
Pada hari, tanggal, dan jam yang ditentukan akan dilakukan visitasi. Visitasi dapat
dilakukan langsung maupun secara daring. Visitasi langsung memang perlu disiapkan segala
sesuatu yang terkait dengan akreditasi terutama acara.
Demi efisiensi dan efektivitas proses akreditasi, kiranya tidak perlu penyambutan asesor
secara berlebihan seperti penampilan jathilan, angguk, dan banyak sambutan dll. Oleh karena
itu perlu dipahami acara visitasi:
1) Peninjauan lapangan/perpustakaan (library tour)
2) Sambutan-sambutan:
a). Kepala Sekolah
b). Sambutan asesor
3). Presentasi profil perpustakaan
4). Pemutaran video perpustakaan
5). Verifikasi isian instrumen dengan keadaan lapangan
6). Resume dan pembacaan hasil sementara
7). Tanggapan asesi terhadap hasil visitasi
8). Penandatanganan berita acara
9). Penutup
10. Penyerahan hasil visitasi ke Perpusakaan Nasional
Setelah selesai pelaksanaan visitasi, maka asesor akan mengirim hasil penilaian akrditasi itu
ke Perpustakaan Nasional beserya kelangkapannya termasuk rekomendadi dan berita acara.
Salinannya diserahkan kepada perpustakaan sekolah atau kepada kepala sekolah.
11. Rapat pleno
Beberapa hari setelah selesai pelaksanaan akrditasi kemudian diselenggarakan rpat pleno
yang harus dihadiri oleh semua asesor yang ditugaskan pada periode tertentu. Rapat secara
daring ini membahas hasil-hasil akreditasi yang dilakuakan oleh masing-masing asesor. Dalam
rapat pleno ini bisa terjadi pengurangan nilai, penambahan nilai, bahkan mungkin dibatalkan
penilaian akreditasi karena masih banyak kekurangannya.
12. Penyerahan sertifikat
Dalam beberapa bulan setelah rapat pleno ini, Perpustakaan Nasional akan
memberitahukan nilai akreditasi dan menyerahkana sertifikat akreditasi. Pengiriman sertifikat
ini biasanya disampaikan kepada Dinas Arsip & Perpustakaan Kota/Kabupaten (SD/MI, dan
SMP/MTs) atau Badan Perpustakaan & Arsip Daerah Provinsi (SMA/SMK/MA)
SKEMAAKREDITASI
Dalam pelaksanaan proses akreditasi, Perpustakaan Nasional menggunakan skema; visit
langsung, asesmen portofolio, dan skema relaksasi.
1.Visitasi langsung
Dalam visitasi langsung ini, asesor yang ditugaskan oleh Perpustakaan Nasional akan
mendatangi langsung ke lokasi asesi. Jumlah asesor tidak dapat dipastikan. Kadang 2 atau tiga
orang untuk satu lembaga, tetapi juga bisa terjadi satu orang untuk mengasesmen beberapa
perpustakaan sekolah dalam beberapa hari.
Dalam hal ini asesor akan melakukan pengecekan data yang tertulis dengan kondisi lapangan.
Mungkin ada data yang ditolak karena tidak sesuai kenyataan. Bisa juga ada penambahan karena
ada beberapa kegiatan yang belum dimasukkan.
Dalam asesmen lapangan ini, biasanya asesor sangat teliti dan cermat. Oleh karena itu asesi harus
jujur dan tidak memanipulasi data seperti pinjam ijazah pustakawan.
2. Asesmen melalui daring/portofolio
Dalam proses akreditasi portofolio ini, asesor hanya menilai borang yang telah diseleksi oleh
Direktorat Standardisasi dan Akreditasi Perpustakaan Nasional RI. Apabila asesor menemukan
keganjilan atau kekurangan data, maka asesor akan konfirmasi, wawancara, dan kontak pada
perpustakaan sekolah terkait
4. Skema relaksasi
Untuk memotivasi peningkatan mutu perpustakaan, Perpustakaan Nasional RI memiliki
kebijakan untuk menerapkan skema akrditasi relaksasai. Akreditas dengan skema ini dimaksudkan
untuk mempercepat capaian target perpustakaan yang terakreditasi. Dalam skema ini perpustakaan
sekolah dapat:
a. Memgajukan permohonan akreditasi relaksasi
b. Memiliki lebih dari 1.000 (seribu) judul koleksi
c. Koleksi telah diolah sesuai standar pengolahan perpustakaan
d. Mengisi profil perpustakaan
e. Membuat surat pernyataan bahwa suatu perpustakaan sekolah/madrasah telah memiliki koleksi
lebih dari 1.000 judul yang telah diolah dan dilayankan sesuai pedoman pedoman yang
berlaku.
Mohon kesediaan para Kepala Perpustakaan PTMA maupun Korwil FPPTMA untuk mensosialisasikan
pedoman ini agar perpustakaan sekolah kita termotivasi untuk mencapai kemajuan dan keunggulan.
Terima kasih.
Nashrun minallahi wafathun qarib
Wabasysyiril mu’minin
Wassalamu ’alaikum wr.wb.
Yogyakarta, 12 September 2024
Lasa Hs.
0 Komentar