KOMUNIKASI ORGANISASI DALAM SISTEM PERPUSTAKAAN

Kelancaran sistem organisasi dalam suatu lembaga dipengaruhi oleh kelancaran sistem komunikasi di berbagai unit kerja dalam lembaga itu sendiri. Sebab dalam organisasi itu terdapat sejumlah orang dan jabatan yang dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya memerlukan komunikasi satu dengan yang lain. Disamping itu demi kelancaran manajemen suatu lembaga juga diperlukan adanya saling bergantung dan koordinasi yang juga memerlukan komunikasi.

Perpustakaan sebagai suatu organisasi dan sistem informasi memerlukan sistem komunikasi internal dan eksternal. Kelancaran komunikasi internal akan meningkatkan kinerja seluruh elemen Kemudian kelancaran komunikasi eksternal akan memperlancar proses akses informasi dan peningkatan peran perpustakaan.

Kata kunci: Komuniksi Organisasi. Sistem Informasi

PENDAHULUAN

Organisasi merupakan alat untuk mencapai tujuan itu memerlukan sekelompok orang sebagai penggerak organisasi yang dalam melaksnaakan tugas, mereka memerlukan komunikasi. Dengan adanya komunikasi ini diharapkan adanya kerjasama dan saling membantu antara elemen-elemen organisasi dan angtarindividu di dalam organisasi itu.

Kelancaran komuniksi dalam suatu organisasi dapat dipengaruhi pula oleh produktivitas suatu lembaga dan prestasi individu/kelompok. Hal ini dipengaruhi pula oleh kemampauan anggota kelompok serta struktur sosial anggota kelompok. Sebab anggota kelompok dalam suatu organisasi pada hakekatnya adalah elemen organisasi/lembaga.

Komuniksi organisasi terdiri dari komuniksi internal dan komuniksi eksternal. Komunikasi internal adalah bentuk komuniksi anatr individu di dalam suatu organisasi/lembaga itu sendiri. Komuniaksi internal ini terdiri dari komunikasi upward downward, dan komunikasi horizontal. Komunikasi internal adalah hubungan antar individu atau hubungan persatuan pengelola. Komunikasi downward adalah komunikasi dari atasan ke bawahan dan komunikasi upward adalah bentuk komunikasi dari bawahan ke atasan. Adapun komunikasi horizontal adalah komuniksi dari orang-orang yang level/tingkatannya sama dalam organisasi.

Komuniaksi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap lingkungan luarnya seperti komuniksi tentang koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan, cara akses, jenis-jenis pelayanan informasi, maupun pengembangan ilmu-ilmu perpustakaan.

Perpustakaan sebagai organisasi dan sistem informasi memerlukan sistem komunikasi yang sesuai agar tidak terjadi miskomunikasi antara perpustakaan dan pemustaka. Oleh karena itu perlu adanya sosialisasi lambang-lambang komunikasi perpustakaan itu sendiri seperti angk-angka kalsifikasi, data dalam katalogisasi, dan petunjuk-petunjuk lain kepada masyarakat. Sebab kelancaran pemahaman informasi ini akan mengurangi kesalahpahaman antara pemustaka dan petugas perpustakaan.

Latar Belakang

Perlunya kelancaran komunikasi dalam sistem perpustakaan didasarkan pada pemikiran bahwa:

1. Kurang dipahaminya simbol-simbol yang digunakan perpustakaan

Selama ini, pemustaka kurang memperhatikan tanda-tanda (huruf, angka, frasa, maupun tanda-tanda lain) yang digunakan perpustakaan untuk menunjukkan, memandu, dan

mengarahkan kegiatan pemustaka sesuai kepentingan mereka. Pemustaka kadang kurang memahami nomor klasifikasi, simbol-simbol dalam katalog, uraian dalam abstrak, dan petunjuk penelusuran dalam penelusuran electronic journal maupun electronic book. Dengan demikian mereka menemukan kesulitan dalam akses informasi.

2. Perpustakaan kurang aktif melakukan kegiatan komunikasi kepada pemustaka

Petugas perpustakaan kadang kurang komunikatif pada pemustaka. Hal ini menyebabkan timbulnya citra yang kurang baik pada profesi pustakawan. Seharusnya mereka aktif dalam memberikan layanan kepada pemustaka. Petugas tak perlu menunggu permintaan informasi dari pemustaka. Mestinya sebagai penyaji informasi bersikap segera/gupuh memberikan layanan informsi, tanggap /tambuh atas informasi yang diperlukan, dan memberikan /suguh layanan yang baik.

3. Kelancaran komunikasi dalam perpustakaan akan meningkatkan kinerja perpustakaan.

Dalam melaksanakan tugas pelayanan informasi, perpustakaan memerlukan sistem komunikasi internal dan eksternal. Kelancaran komunikasi ini akan meningkatkan kinerja perpustakaan. Sebab dengan informasi yang mereka terima itu diharapkan mampu membuka cakrawala dan wawasan mereka yang dalam pengembangan selanjutnya dapat digunakan untuk meningkatkan kinerja.

Tujuan

Perlunya pembahsan tentang komunikasi organisasi dalam sistem perpustakaan dengan tujuan:

1. Memasyarakatkan simbol, lambang, dan media komunikasi dalam sistem perpustakaan

Simbol, tanda, dan lambang yang digunakan oleh perpustakaan sebanarnya merupakan media pengarahan dan media temu kembali informasi yang diperlukan pemustaka. Dengan pemahaman ini akan memudahkan pemustaka dalam akses informasi di suatu perpustakaan. Oleh karena itu pemakai perlu memahami tulisan, angka, dan petunjuk-petunjuk di perpustakaan agar pemustaka lebih lancar dalam melakukan kegiatan akses informasi di suatu perpustakaan.

2. Mendorong pustakawan untuk meningkatkan kemampuan komunikasi

Pustakawan sebagai penyaji informasi seharusnya proaktif dalam memasarkan informasi yang dikelola. Selama ini pustakawan cenderung bersikap pasif dan menunggu pemustaka untuk datang ke perpustakaan. Dengan sikap pasif inilah yang menjadikan masyarakat kurang respek pada pustakawan. Sebab pustakawan dianggap kurang komunikatif dalam memberikan layanana.

3. Memperlancar sistem komunikasi internal dan eksternal

Perlunya pemahaman komunikasi dalam organisasi dimaksudkan agar terjadi kelancaran komunikasi di dalam lembaga/organisasi itu maupun dengan lembaga/organisasi luar. Kelancaran komunikasi

Komunikasi merupakan kebutuhan pokok bagi seseorang maupun organisasi. Dengan adanya komunikasi ini diharapkan adanya salaing pengertian dan meningkatkan kuaitas diri dan kualitas organisasi. Komunikasi yang efektif sangat diperlukan oleh organisasi (termasuk perpustakaan). Oleh karena itu, para apimpinan organisasi/lembaga dan para komunikator dalam organisasi perlu memahami dan menyempurnakan komunikasi mereka (Kotler, 1981).

Komunikasi organisasi sangat efektif bagi pengembangan kinerja organisasi itu sendiri. Maka beberapa ahli berbeda dalam cara pandang terhadap komunikasi organisasi ini. Goldaker (1986) dalam Arni Muhammad (2001: 67) menyatakan: Organizational communications is the process of creating and exchanging messages within a network of

interdependetn relationship to cope with environemntal uncertainty (komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling tukar menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu dengan yang lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-rubah). Dari pengertian ini dapat dipahami bahwa dalam komuniaksi organisasi tedapat elemen-elemen yang saling terkait, yakni proses, pesan, jaringan, saling tergantung, adanya hubungan, lingkungan, dan ketidakpastian. Demikian apula halnya dalam perpustakaan sebagai organisasi tidak dapat lepas dari elemen-elemen tersebut.

1. Proses

Perpustakaan sebagai organisasi informasi dalam aktivitasnya tidak lepas dari proses. Proses ini merupakan nteraksi berbagai komponen yang saling mendukung sehingga melahirkan suatu kegiatan yang bermanfaat.

Aktivitas perpustakaan yang meliputi pengumpulan, pencatata, pengolahan, penataan, penyimpanan, penyebaran, dan pemanfaatan sumber-sumber informasi itu tidak dapat lepas dari proses. Dalam kegiatan pengumpulan bahan pustaka misalnya, terdapat proses pengadaan, seleksi, penganggaran, pembelian, transaksi, dan lainnya. Demikian puala dalam hal pengolahan terdapat proses kelsifikasi, katalogisasi, penentuan tajuk utama, dan pelabelan. Kemudian dalam sistem penataan koleksi terdapat proses penyusunan/fiig dan penjajaran/shelving. Lalu dalam sistem pemanfaatan terdapat prosessirkulsi, pelayanan referens, pelayanan penelsuuranl literatur, pelayanan internet, maupun layanan audio visual.

2. Pesan

Dalam sistem perpustakaan terdapat sejumlah simbol dan tanda yang memiliki arti tertentu agar dipahami oleh pemustaka terutama dalam akses informasi. Tanda dan simbol ini kadang kurang dipahami oleh pemustaka sehingga mereka kesulitas dalam menemukan kembali informasi yang diperlukan. Angka-angka yang menunjukkan subyek dalam sistem klasifikasi itu kadang tidak dimengerti pemustaka. Oleh karen aitu merek cenderung bertanya kepada petugas dan tidam mau berusaha untuk memahami simbol-simbol tertentu.

3. Jaringan

Dalam dunia komputer jaringan berarti hubungan kontinyu dua komputer atau lebih yang memberikan fasilitas file dari suatu sumber secara bersama-sama. Dalam dunia perpustakaan jaringan/network diartikan dua perpustakaan atau lebih yang dengan kesepakatan bulat untuk menyeenggarakan kerjasama dengan memebntuk jaringan kerjasama. Dengan sistem jaringan ini perpustakaan yang lemah akan dibantu oleh perpustakaan yang kuat.

4. Saling tergantung

Aktivitas perpustakaan tidak dapat berdiri sendiri, tetapi sangat tergantung satu dengan yang lain. Kegiatan sirkulasi sangat tergantung apda pengolahan. Kegiatan pengolahan sangat tergantung pada kegiatan pengadaan dan seterusnya. Demikian pula apabila ditinjau dari segi manajemen, maka proses perencanaan koleksi misalnya, maka tidak dapat dipisahkan dari kegiatan pengawasan, penganggaran, dan sumber daya manusia. Ketergantungan antar unit kerja ini ikut menentukan kelancaran tugas. Oleh karena itu perlu adanya komuniaksi organisasi yang baik.

ORGANISASI

Organisasi menurut schein (1982) dalam Arni Muhamamd (2001: 23) adalah suatu koordinasi rasional kegiatan sejumlah orag untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarkhi otoritas dan tanggung jawab. Dari batasan ini dapat dipahami bahwa suatu organisasi itu memerlukan struktur, tujuan, saling berhubungan, dan memerlukan komunikasi. Adanya saling tergantung inilah, maka suatu organisasi itu dapat dikatakan sebagai suatu sistem.

Struktur merupakan elemen yang saling berhubungan yang mengatur tugas, kewajiban, wewenang, dan hak dalam susunan organisasi. Dengan adanya struktur ini akan jelas tugas, kekuasaan, kewenangan, dan hak masing-masing individu maupun bagian. Dengan demikian akan terhindar dari tumpang tindihnya tugas dan akan mengurangi konflik internal.

Suatu organisasi seperti halnya perpustakaan harus memiliki tujuan yang je;as dan dipahami oleh seluruh orang yang tergabung dalam organisasi ini. Dengan pemahaman yang sempurna terhadap tujuan organisasi diharapkan akan memotivasi mereka untuk bekerja lebih baik. Sebab maju mundurnya suatu lembaga banyak ditentukan oleh motivasi berorganisasi masing-masing individu.

Bagi kebanyakan analisis, tujuan merupakan suatu titik sentral petunjuk dalam menganalisis organisasi. Tujuan dibatasi sebagai suatu konsep akhir yang diingini atau kondisi yang partisipan usahakan memengaruhinya melalui penampilan aktivitas tugas-tugas mereka (Arni, 2001: 27).

Disamping itu, kelancaran kinerja organisasi dipengaruhi juga oleh sistem komunikasi dalam organisasi itu sendiri. Dalam hal ini Goldaleh (1986) menyatakan : organization communication is the process of creating and excchanging messages within a network of interindependent relationship to cope with environmental encertanity (komunikasi organisasi adalah proses tergantung satu sma lain untuk mengatasi lingkungan yang selalu berubah-rubah atau keadaan yang tidak menentu)

Dari batasan ini apat dipahami bahwa dalam suatu organisasi harus ada dinamisasi dan selalu ada hubungan antara satu elemen dalam organisasi dengan elemen lain. Hubungan dan kerjasama ini diperlukan untuk mengatasi keadaan yang selalu berubah, baik keadaan internal organisasi maupun eksternal organisasi.

Adapun elemen-elemen organisasi itu sendiri terdiri dari struktur sosial, partisipan, tujuan, dan teknologi. Struktur organisasi adalah kerangka hubungan antar satuan-satuan organisasi/lembaga yang di dalamnya terdpat pejabat, tugas, dan hak masing-masing sesuai perannya dalam satu kesatuan yang utuh (Lasa Hs., 2009: 330). Dengan adanya struktur dimaksudkan untuk pemantapan organisasi, kelembagaan, kelancaran kerja, keserasian mekanisme hubungan kerja, kepastian dan kejelasan tanggung jawab, kewajiban, wewenang, fasilitas, dan hak.

PERPUSTAKAAN SEBAGAI ORGANISASI INFORMASI

Perpustakaan dapat dipandang sebagai suatu organisasi karena disana terdapat sekelompok orang yang telah sepakat (sikap, tertulis, atau lisan) untuk menyelenggarakan kegiatan dalam rangka mencapai tujuan bersama. Aktivitas yang dilakukan perpustakaan berkaitan erat dengan informasi yang diperlukan oleh setiap orang dan dimanfaatkan oleh lembaga/organisasi lain.

Sebagai organisasi, perpustakaan dapat dipandang sebagai organisasi pelayanan lingkungan/environmental serving organizaion/ESO, sebagai organisai nirlaba, sebagai organisasi kewirausahaan, dan sebagai organisasi informasi. Diakui sebagai organisasi informasi karena dalam kegiatannya sangat erat dengan bidang informasi dan untuk mengegrakkan organisasi, perpustakaan juga memerlukan informasi. Informasi yang diterima perpustakaan harus dimenej sedemikian rupa agar menjadi sesuatu yang mudah dan cepat diakses oleh masyarakat pada umumnya. (Lasa Hs.)