Peranan Pustakawan UMSU Dalam Penerapan Layanan Bebas Pustaka Selama Work From Home di Masa Pandemi Covid-19

Peranan Pustakawan UMSU Dalam Penerapan Layanan Bebas Pustaka Selama Work From Home di Masa Pandemi Covid-19

 Nurhidayah, S.Sos 

Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara

 nurhidayah@umsu.ac.id 

ABSTRAK 

Perpustakaan memerlukan sebuah layanan dalam mengembangkan perpustakaanya. Layanan yang ada diperpustakan menjadi suatu tolak ukur untuk mengetahui seberapa termanfaatkan kah perpustakaan tersebut oleh pemustaka. Layanan tersebut salah satunya adalah layanan bebas pustaka. Layanan bebas pustaka di perpustakaan UMSU memiki prosedur yang berbeda ketika masa pandemi Covid-19, dikarenakan mahasiswa diliburkan dan juga tenaga kependidikan UMSU melaksanakan Work From Home. Prosedur tersebut dibuat untuk memudahkan mahasiswa memahami langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan ketika mengurus bebas pustaka pada masa pandemic Covid-19 berlangsung. Agar layanan tersebut dapat berjalan dengan baik dibutuhkan peranan pustakawan untuk a) membantu kepala perpustakaan dalam menetapkan prosedur layanan bebas pustaka yang akan ditetapkan, b) melakukan sosialisasi informasi literasi melalui website perpustakaan maupun dari sosial media berupa instagram maupun facebook, c) membantu mengarahkan mahasiswa yang ingin melakukan bebas pustaka, d) membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan mahasiwa dan memberikan informasi tentang layanan yang lain yang ada di perpustakaan. Kata Kunci : Peranan pustakawan, Layanan bebas pustaka, Perpustkaan UMSU PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perpustakaan di masa lalu selalu diidentikan dengan koleksi buku yang banyak, menumpuk bahkan berdebu, ruangan yang membosankan, tenaga perpustakaan yang tidak bersahabat dan masalah klasik lainnya sehingga perpustakaan menjadi kurang menarik untuk dikunjungi. Oleh karena itu untuk menghilangkan kesan tersebut perpustakaan terus mengembangkan diri agar tidak ditinggalkan oleh peminatnya. Perpustakaan harus mampu beradaptasi dengan teknologi saat ini dan tidak menutup diri atas kemajuan teknologi. Perkembangan perpustakaan saat ini juga semakin maju, salah satunya perpustakaan perguruan tinggi yang harus mengimbangi layanan sesuai kebutuhan civitas akademika salah satunya layanan berbasis teknologi informasi. Layanan merupakan aspek penting pada sebuah perpustakaan. Layanan juga dapat dikatakan sebagai suatu citra diri dari perpustakaan. Dengan adanya layanan pada suatu perpustakaan dapat mempengaruhi kualitas perpustakaan itu sendiri. Layanan yang diberikan tidak terlepas dari peranan pustakawan sebagai pihak yang membantu dalam memberikan layanan tersebut sehingga pemustaka mendapatkan kebutuhan informasi sesuai dengan yang diharapkan. Seiring perkembangan zaman, peranan pustakawan menjadi lebih beragam. Pustakawan dituntut untuk memiliki kemampuan yang lebih di era tantangan global seperti sekarang ini agar menghasilkan kinerja yang semakin nyata sesuai dengan visi misi perpustakaan yakni Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU). Perpustakaan UMSU sendiri memilki 8 pustakawan yang masing-masing memiliki peranan dalam memajukan perpustakaan dan sudah kompeten dibuktikan dengan tersertifikasinya para pustakawan tersebut. Di masa sekarang ini dimana dunia menghadapi pandemi Covid-19 yang memberikan banyak dampak terhadap segala aspek kehidupan tak terkecuali pada bidang pendidikan seperti universitas. Perpustakaan yang merupakan bagian dari universitas harus siap menerima kondisi sekarang ini dan dituntut untuk melakukan inovasi-inovasi layanan perpustakaan saat krisis Covid19. Untuk membantu pemerintah dalam memutus mata rantai penyebaran Covid-19, pimpinan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) membuat kebijakan Work From Home atau bekerja dari rumah kepada seluruh tenaga pendidikan UMSU tak terkecuali tenaga pendidikan yang ada di perpustakaan yaitu pustakawan. Tetapi dengan begitu, walaupun perpustakaan ditutup tidak menghalangi perpustakaan UMSU untuk memberikan layanan-layanan yang ada di perpustakaan , Pepustakaan UMSU menyediakan banyak layanan yang dapat di akses pemustaka secara online tanpa harus datang ke perpustakaan, salah satunya seperti layanan bebas pustaka. Layanan bebas pustaka adalah layanan yang diberikan untuk mahasiswa yang akan melaksanakan sidang skripsi, cuti kuliah dan juga pindah kuliah tetapi harus menyelesaikan segala bentuk pinjaman buku terlebih dahulu untuk mendapatkan surat keterangan bebas pustaka. Layanan ini memang sudah ada lama di Perpustakaan UMSU, tetapi selama pandemi Covid-19 layanan ini dibuat se efektif mungkin untuk membantu mahasiswa yang ingin bebas pustaka ketika perpustakaan ditutup karena seluruh staf melaksanakan Work From Home. LANDASAN TEORI A. Peran Pustakawan 1. Pustakawan Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia (2011:927), disebutkan bahwa pustakawan adalah orang yang bergerak dalam bidang ilmu perpustakaan; ahli perpustakaan. Sedangkan menurut Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI), pustakawan ialah seseorang yang melaksanakan kegiatan perpustakaan dengan jalan memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan tugas lembaga induknya berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang dimilikinya melalui pendidikan. Menurut UU No. 43 Tahun 2007 pasal 1 ayat 8 tentang perpustakaan, Pustakawan adalah seorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan, serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Dari uraian di atas dapat dismpulkan bahwa pustakawan adalah individu yang merupakan tenaga profesional di bidang perpustakaan dan informasi yang kompeten dan mampu melaksanakan tugas-tugas yang ada diperpustakaan, salah satunya yaitu dalam memberikan layanan yang ada diperpustakaan. 2. Peran Pustakawan Peran pustakawan di era informasi merupakan hal yang penting untuk memberikan pelayanan informasi kepada pemustaka. Menurut June Abbas dalam Sudarsono (2000), beberapa peran pustakawan antara lain : a. Pustakawan sebagai gerbang baik menuju masa depan maupun masa lalu. b. Pustakawan sebagai guru atau yang memberdayakan. c. Pustakawan sebagai pengelola pengetahuan. d. Pustakawan sebagai pengorganisasi jaringan sumberdaya informasi. e. Pustakawan sebagai pengadvokasi pengembangan kebijakan informasi. f. Pustakawan sebagai partner masyarakat. g. Pustakawan sebagai kolaborator dengan penyedia jasa teknologi h. Pustakawan sebagai teknisi i. Pustakawan sebagai konsultan informasi Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pustakawan sangat penting, karena mereka merupakan individu yang dapat dikatakan multitalenta dan profesi tersebut merupakan bukan hal yang mudah, merekalah sebagai penentu yang dapat mengantisipasi berbagai gambaran dan imajinasi untuk perkembangan perpustakaan yang akan dicapai dimasa mendatang. Secara ringkas, dapat dinyatakan bahwa baik buruknya perpustakaan dapat dilihat dari bagaimana peranan pustakawan dalam memajukan perpustakaan yang dinaunginya. B. Layanan Perpustakaan 1. Pengertian Layanan Perpustakaan Layanan perpustakaan adalah bentuk layanan yang diberikan petugas kepada pengguna perpustakaan dalam memanfaatkan perpustakaan. Menurut Darmono (2007), layanan perpustakaan adalah pemberian informasi kepada pemakai perpustakaan tentang hal-hal berikut : a. Segala bentuk informasi yang dibutuhkan pemakai perpustakaan, baik untuk dimanfaatkan di tempat ataupun untuk dibawa pulang untuk digunakan di luar ruang perpustakaan, b. Manfaat berbagai sarana penelusuran informasi yang tersedia di perpustakaan yang merujuk pada keberadaan sebuah informasi. Menurut Lasa Hs (2007), ”Layanan perpustakaan merupakan upaya pemberdayaan yang dapat berupa penyediaan jasa sirkulasi, baca di tempat, pelayanan rujukan, penelusuran literatur, penyajian informasi terbaru, penyajian informasi terseleksi, pelayanan audio visual, pelayanan internet, bimbingan pemakai, jasa fotokopi, pelayanan reproduksi, pelayanan terjemahan, pelayanan pinjam antar perpustakaan, dan pelayanan konsultasi” Menurut Yoyo (2004) layanan perpustakaan terdiri dari dua jenis layanan, yaitu: a. Layanan Teknis merupakan layanan yang tidak langsung berhubungan dengan pembaca (technical services), yang pekerjaannya meliputi: 1) Pengadaan bahan pustaka 2) Pengorganisasian bahan pustaka atau pengolahan bahan pustaka 3) Administrasi lainnya. b. Layanan pembaca merupakan layanan yang langsung berhubungan dengan pembaca atau pemakai perpustakaan, yang pekerjaannya meliputi: 1) Layanan sirkulasi 2) Layanan referansi 3) Layanan ekstensi 4) Layanan silang layan. Dari semua pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa layanan perpustakaan banyak jenisnya dengan tujuan utamanya adalah untuk kepuasan pengguna dalam memperoleh kebutuhan informasi sesuai dengan yang dibutuhkan. Segala jasa yang dibutuhkan mahasiswa diperpustakan dapat dikatakan sebagai suatu layanan. 2. Surat Keterangan Bebas Pinjam (Bebas Pustaka) Menurut Lasa Hs (2007: 171), untuk menjaga keutuhan koleksi secara keseluruhan, maka tiap anggota yang telah habis masa keanggotaannya atau untuk keperluan lain, diperlukan keterangan bebas pinjam. Kegunaaan bebas pinjam ini untuk mengecek apakah pinjaman telah kembali semua atau belum.Selain itu keterangan bebas pinjam juga berfungsi untuk mencegah kemungkinan kehilangan bahan pustaka. Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (Depdiknas, 2004: 84), prosedur kegunaan dari keterangan bebas pinjam diperlukan untuk ujian akhir, yudisium,penerimaan ijazah dan pindah studi ke perguruan tinggi lain. PEMBAHASAN Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi swasta di Kota Medan yang meraih Akreditasi A. Pepustakaan UMSU terletak di Kampus Utama Universitas Muhammadiyah Sumatera Utara (UMSU) yaitu di Jalan Kapten Muchtar Basri No. 3 Medan . Perpustakaan UMSU sendiri telah berbenah dalam 3 tahun terakhir dan melakukan perubahan-perubahan untuk memajukan perpustakaan. Perubahan tersebut berupa perubahan layout perpustakaan dan juga perubahan dalam bidang layanan. Perubahan dalam bidang layanan tersebut lebih kepada inovasi yang dibuat perpustakaan agar lebih memudahkan civitas akademika UMSU terutama mahasiswa memanfaatkan layanan yang tersedia di perpustakaan UMSU. Salah satu layanan tersebut merupakan layanan bebas pustaka. Layanan bebas pustaka di perpustakaan UMSU memang dahulu sudah diterapakan, tetapi penerapannya belum merata pada semua program studi yang ada di UMSU sehingga banyak koleksi buku yang berhilangan,karena tidak dikembalikan. Belajar dari pengalaman tersebut, sejak perpustakaan UMSU dipimpin oleh kepala perpustakaan yang baru yaitu Bapak Muhammad Arifin, S.Pd, M.Pd dan juga adanya penambahan pustakawan sebanyak 6 orang dari yang sebelumnya hanya 2 orang membuat perpustakaan memiliki harapan untuk berubah, banyak ide yang bermunculan seperti bagaimana perpustakaan dapat terus berkembang mengikuti teknologi informasi dan diterapkan pada layanan di perpustakaan. Dengan adanya layanan yang memanfaatkan teknologi informasi yang dalam bahasan ini berupa layanan bebas pustaka dapat dilakukan dimana saja oleh mahasiwa secara online untuk menyelesaikan urusan tersebut tanpa harus datang ke perpustakaan terlebih lagi masa pandemi Covid-19 saat ini. Dengan kondisi sekarang ini mahasiswa diliburkan dan tenaga kependidikan juga bekerja dari rumah (Work From Home). Dengan begitu layanan bebas pustaka tetap berjalan dan pelaksanaannya diatur sesuai dengan kebijakan yang dibuat oleh kepala perpustakaan. Adapun penerapan layanan bebas pustaka selama masa pandemi Covid-19 di Perpustakaan UMSU adalah dengan dibuatnya terlebih dahulu kebijakan mengenai prosedur pembuatan surat keterangan bebas pustaka yang kemudian diinfokan melalui media sosial seperti instagram, facebook dan juga menempel selebaran-selebaran kebijakan tersebut dilingkungan Kampus UMSU Setelah mahasiswa melihat prosedur tersebut biasanya mereka akan bertanya melalui fitur chat pada aplikasi whatsapp seperti contoh dibawah ini : Mahasiswa yang ingin melaksanakan bebas pustaka mengirim foto KTM mereka kemudian pustakawan memeriksa pada sistem perpustakaan digilib.umsu.ac.id untuk memastikan apakah mereka memiliki pinjaman buku ataupun denda. Bagi mahasiswa yang ingin mengurus bebas pustaka tetapi masih memiliki pinjaman buku atau memiliki denda harus menyelesaiakan terlebih dahulu urusan tersebut. Buku yang dipinjam dapat dikembalikan melalui pengiriman via Go send atau melalui kurir Jne, J&T ke alamat perpustakaan UMSU. Bagi mahasiswa yang pinjamannya terdapat denda dapat melakukan transfer ke nomor rekening yang sudah ditetapkan seperti yang tertera pada kebijakan yang sudah dibuat dan mengirimkan bukti transfer tersebut kepada nomor kontak pustakawan yang tersedia . Setelah itu mahasiswa mengisi data mereka pada form http://literasi.umsu.ac.id/main/bebaspustaka dengan benar karena surat yang nantinya dikirimkan ke email mereka sesuai dengan data yang mereka isi pada form tersebut. Berikut tampilannya : ketika mahasiswa telah selesai mengisi semua data akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini Setelah selesai mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan, surat keterangan bebas pustaka akan dikirimkan ke alamat email mahasiswa yang bersangkutan seperti gambar dibawah ini. Sedangkan peranan pustakawan dalam penerepan layanan bebas pustaka salah satunya yaitu a) membantu kepala perpustakaan dalam menetapkan prosedur layanan bebas pustaka yang akan ditetapkan, b) melakukan sosialisasi informasi literasi melalui website perpustakaan maupun dari sosial media berupa instagram maupun facebook, c) membantu mengarahkan mahasiswa yang ingin melakukan bebas pustaka, d) membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan mahasiwa dan memberikan informasi tentang layanan yang lain yang ada di perpustakaan. PENUTUP Kesimpulan Penerapan layanan bebas pustaka yang dilakukan Perpustakaan UMSU yaitu sebagai inovasi layanan pada masa pandemi Covid-19 yang tentunya tidak terlepas dari peranan pustakawan dalam membantu mahasiswa memanfaatkan layanan tersebut. Pustakawan sebagai konsultan informasi ataupun menjadi tempat bertanya apabila mahasiwa yang ingin melaksanakan bebas pustaka mengalami kebingungan mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan. Penerapan layanan bebas pustaka yang diterapkan perpustakaan UMSU dinilai sebagai cara yang kiranya dapat memudahkan mahasiswa mengurus keperluan tersebut tanpa harus datang ke perpustakaan karena tekendala kondisi sekarang ini dan diharapakan dapat memberikan kemudahan pelayanan terutama selama masa pandemi Covid-19, meningkatkan kualitas layanan di UPT Perpustakaan UMSU serta memberikan kepuasan kepada pemustaka dalam menyelesaikan bebas pustaka Saran Dalam penerapan layanan bebas pustaka yang dilaksanakan selama masa pandemi Covid - 19 diperlukan evaluasi lebih lanjut untuk mengetahui seberapa efektif penerapan tersebut misalnya melalui pengisian quisioner dan kedepannya apabila dinilai efektif dan efisien akan tetap berlanjut seperti ini atau dikembangkan jadi lebih baik lagi dan kepada para pustakawan untuk terus meningkatkan semangat kerja dalam memberikan pelayanan terbaik. DAFTAR PUSTAKA Darmono. (2007). Perpustakaan Sekolah . Jakarta: Grasindo. Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. (2004). Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman Edisi ke-3. Jakarta: Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi. Depdiknas. (2011). Kamus Bahasa Indonesia. Jakarta: Balai Pustaka. Lasa, H. (1995). Jenis-Jenis Pelayanan Informasi Perpustakaan . Yogyakarta: Gadjah Mada University Press. Lasa, H. (2007). Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus Book Publisher. Perpustakaan Nasional RI . (2007). Undang-Undang No. 43 Tahun 2007 . Jakarta: Perpustakaan Nasional RI . Sudarsono, B. (2000). Peran Pustakawan di Abad Elektronik : Impian dan Kenyataan . Jakarta : PDII-LIPI . Yoyo, Y. (2004). Layanan Perpustakaan . Jakarta: Perpustakaan Nasional RI.